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記入・提出前チェック（印刷時は表示されません）
- 定款の「株主総会の決議方法」「取締役の報酬」条項と整合させること。
- 取締役報酬の変更は、定款・株主総会で定めた報酬枠の範囲内か、枠自体の変更かを確認（枠の変更は株主総会の普通決議が必要なことが多い）。
- 辞任取締役を使用人として雇用する場合は、本議事録に加え雇用契約書・給与明細・就労内容を示す書類を入管用に揃える。
- 税務署：役員退職金・未払報酬・役員⇔使用人への役職変更の時期が一致するよう、効力発生日（辞任届提出日・登記申請日・給与支払開始月）を統一して記載。
- 3月決算法人：第○期の事業年度表記（例：第5期 2025年4月1日～2026年3月31日）を冒頭に明記すると税務・入管ともに分かりやすい。
- 実印・代表者印の押印、出席株主・議長の署名（または記名押印）。PDF保存して提出する場合は鮮明なスキャン。
- 登記が必要な事項（代表取締役の変更等）がある場合は、別途登記申請書・登記事項証明書の取得を忘れない。
臨時株主総会議事録
| 商 号 | |
|---|---|
| 本店所在地 | |
| 事業年度（決算期） | |
| 開催日時 | |
| 開催場所 | |
| 招集者 | |
| 議 長 |
１．出席の状況
当会社の発行済株式の総数は
○○株、
議決権を行使することができる株主の数は
○名、
その議決権の数は
○○個である。
本日の臨時株主総会に出席した株主（または代理人）の数は
○名、
その議決権の数は
○○個であり、
出席株主の有する議決権の数は、議決権を行使することができる株主の議決権の数の
100％に相当する。
よって、会社法および定款の定めに従い、本臨時株主総会は適法に成立し、議決を行うことができる。
| 出席株主氏名（または法人名） | 株式数 | 議決権数 | 備考 |
|---|---|---|---|
２．議案および決議事項の概要
本臨時株主総会において、次の議案を付議し、審議の結果、いずれも原案どおり可決承認された。
- 第1号議案 取締役辞任承認に関する件
- 第2号議案 取締役の役員報酬額の変更に関する件
- 第3号議案 辞任取締役の使用人（会社員）への雇用に関する件（入管・実務上の確認用）
第1号議案 取締役辞任承認に関する件
議長は、取締役
○○ ○○
より、
2026年6月○日
付で取締役辞任届が提出された旨を説明した。
辞任の理由は、役員としての職務から退き、当社の一般使用人（会社員）として従事するためである。
辞任の効力は、
2026年6月○日
（本臨時株主総会の決議日／または辞任届提出日）をもって生じるものとする。
上記により、取締役の員数は辞任前
○名
から辞任後
○名
となる（代表取締役の地位に変更が生じる場合は、その旨を下記に記載）。
第1号議案「取締役辞任承認に関する件」について、取締役
○○ ○○
の辞任を承認することを、出席株主の議決権の過半数に賛成し、原案どおり可決承認する。
賛成 ○○個 ／
反対 0個 ／
棄権 0個
第2号議案 取締役の役員報酬額の変更に関する件
議長は、第1号議案に伴う組織変更および当社の経営状況を踏まえ、残る取締役の役員報酬を見直す必要がある旨を説明した。
なお、当社の定款および従前の株主総会決議において定めた取締役の報酬限度額は
年額○○万円以内
である（本議案が限度額自体の変更である場合は、その旨を明記し、定款・会社法に照らした決議要件を満たすこと）。
| 氏名・役職 | 変更前（月額） | 変更後（月額） | 適用開始 （支給月） |
||
|---|---|---|---|---|---|
| 固定報酬 | 役員賞与等 | 固定報酬 | 役員賞与等 | ||
| ○○万円 | — | ○○万円 | — | 2026年7月分より | |
役員賞与（期末一時金等）については、
第5期の業績に基づき別途取締役会で決定する
とする。
本変更は、税務上の役員報酬の損金算入時期および社会保険の資格区分に影響するため、
上記「適用開始（支給月）」以降の給与から新報酬額を適用する。
第2号議案「取締役の役員報酬額の変更に関する件」について、上記表のとおり各取締役の役員報酬額を変更することを、出席株主の議決権の過半数に賛成し、原案どおり可決承認する。
賛成 ○○個 ／
反対 0個 ／
棄権 0個
第3号議案 辞任取締役の使用人（会社員）への雇用に関する件
議長は、第1号議案により辞任した
○○ ○○
を、当社の一般使用人（会社員）として雇用する方針である旨を説明した。
職務内容の概要：
雇用条件（給与・勤務時間等）の概要：
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 雇用形態 | |
| 雇用開始日 | |
| 月額給与（基本給） | |
| 勤務地・勤務時間 | |
| 雇用契約書 |
なお、当該者は辞任後、取締役・監査役・執行役・支配人その他これらに準ずる地位には就かない。
第3号議案について、辞任した
○○ ○○
を上記条件により一般使用人として雇用することを承認する旨を、出席株主の議決権の過半数に賛成し、原案どおり可決承認する。
賛成 ○○個 ／
反対 0個 ／
棄権 0個
３．議事の経過およびその他の報告
議長は、以上をもって本日の議案はすべて終了した旨を宣し、午前
11
時
00
分をもって本臨時株主総会を閉会した。
４．議事録の作成および署名
上記の決議の経過は、本議事録に記載のとおりであり、本議事録は、当社の法令および定款に従い、議長および出席取締役（または出席株主）が作成に関与し、署名（記名押印）する。
本議事録の作成日：
2026年6月○日
|
議長 役職・氏名：
署名
※実印または署名 |
出席取締役（作成に関与した者） 役職・氏名：
署名
※記名押印可 |
|
出席株主（一人会社等の場合） 氏名（法人の場合は代表者名）：
署名・押印
|
|
会社印（実印）
